Zúčtovanie dotácie, asignácie 2% z daní a iných príjmov územných organizácií

Finančné prostriedky určené na pravidelnú činnosť záujmových kolektívov
Ich čerpanie je zahrnuté v rozpočte ÚO a tvorí minimálne 20 % dotácie.
K vyúčtovaniu tejto časti dotácie je potrebné predložiť stanovené tlačivo (tvorí pevnú prílohu regrantingového systému) a originálne účtovné doklady.

Nákup materiálu:

Podľa zamerania ZK je možné nakúpiť rôzny materiál na činnosť.

• turistické zameranie – literatúra, fotoaparát, mapy, stany, karimatky, buzoly, spacie vaky a pod.
• športové zameranie – športový materiál, dresy, stopky a pod.
• kultúrne zameranie – magnetofón, nahrávky, materiál na kostým, kostým, materiál na stavbu scény, farbičky, netradičný materiál na ručné práce a pod.
• spoločensko-vedné - podľa zamerania – literatúra, počítač, magnetofón, fotoaparát, ozvučovacia technika a pod.
• technické zameranie – materiál na modelovanie, počítačové zostavy, tlačiarne, fotoaparát a pod.
• prírodovedné zameranie – literatúra, fotoaparát, materiál na činnosť

Vyúčtovanie:
Pri vyúčtovaní je potrebné predložiť doklad o nákupe z registračnej pokladnice spolu s výdavkovým dokladom alebo faktúru s objednávkou a s dokladom o úhrade (bankový výpis). Uprednostniť nákup bezhotovostným stykom (platba platobnou kartou, bankovým prevodom).

A.Finančné prostriedky určené na podujatia:

1.krátkodobé podujatia

Jednodňové podujatie
Dotáciu je možné použiť na cestovné, vstupenky, prenájom priestorov, ceny do súťaží, odmeny pre deti a iné výdavky súvisiace s akciou.
Čerpanie dotácie je podmienené uverejnením v databáze VIVANT, odovzdaním materiálov na SC .

Súčasťou vyúčtovania je:

• tlačivo Vyúčtovanie projektu
• prezenčná listina z podujatia ( na predpísanom tlačive, tvorí prílohu smernice)
• správa z podujatia ( na predpísanom tlačive, tvorí prílohu smernice)
• fotodokumentácia (najmenej 3 fotografie, prípadne v prílohe CD s fotografiami, uverejnené články z novín)
• originál účtovných dokladov

Vyúčtovanie:
Cestovné

• cestovné lístky
• objednávka, faktúra, doklad o úhrade (bankový výpis), výdavkový doklad

Vstupenky

• potvrdenie z registračnej pokladne a výdavkový doklad (vstupenky ako doklad môžu byť použité len vtedy, ak je na nich napísané, že slúžia ako daňový doklad)

Ceny do súťaží

• potvrdenie z registračnej pokladne a výdavkový doklad. Pri cenách nad 15,- € potvrdenie o prevzatí cien obsahujúce meno a priezvisko, rok narodenia, adresu a podpis

Odmeny pre deti

• nie napolitánky, cukríky, čokolády džús a pod. !!!
• potvrdenie z registračnej pokladne, výdavkový doklad

Prenájom priestorov

• objednávka, zmluva o prenájme, doklad o úhrade (bankový výpis), výdavkový doklad

Viacdňové podujatia
Dotáciu je možné použiť na cestovné, vstupenky, prenájom priestorov, ceny do súťaží, odmeny pre deti, ubytovanie a iné výdavky súvisiace s akciou.
Čerpanie dotácie je podmienené uverejnením v databáze VIVANT, odovzdaním materiálov na SC .

Súčasťou vyúčtovania je:

• tlačivo Vyúčtovanie projektu
• prezenčná listina z podujatia ( na predpísanom tlačive, tvorí prílohu smernice)
• správa z podujatia ( na predpísanom tlačive, tvorí prílohu smernice)
• fotodokumentácia (najmenej 3 fotografie, prípadne v prílohe CD s fotografiami, uverejnené články z novín)
• originál účtovných dokladov

Vyúčtovanie:

Cestovné

• cestovné lístky
• objednávka, faktúra, doklad o úhrade (bankový výpis), výdavkový doklad

Vstupenky

• potvrdenie z registračnej pokladne a výdavkový doklad (vstupenky ako doklad môžu byť použité len vtedy, ak je na nich napísané, že slúžia ako daňový doklad)

Ceny do súťaží

• potvrdenie z registračnej pokladne a výdavkový doklad. Pri cenách nad 15,-€ potvrdenie o prevzatí cien obsahujúce meno a priezvisko, rok narodenia, adresu a podpis

Odmeny pre deti

• nie napolitánky, cukríky, čokolády džús a pod !!!
• potvrdenie z registračnej pokladne, výdavkový doklad

Prenájom priestorov

• objednávka, zmluva o prenájme, faktúra, doklad o úhrade (bankový výpis, alebo potvrdenie z registračnej pokladne), výdavkový doklad

Ubytovanie

• objednávka, zmluva o prenájme, faktúra, doklad o úhrade (bankový výpis alebo potvrdenie z registračnej pokladne), výdavkový doklad, menný zoznam ubytovaných potvrdený ubytovacím zariadením.

2. Pobytové podujatia (tábory)
Dotáciu je možné použiť na cestovné, vstupenky, prenájom priestorov, ceny do súťaží, odmeny pre deti, ubytovanie, nákup materiálu a iné výdavky súvisiace s akciou.
Čerpanie dotácie je podmienené uverejnením v databáze VIVANT, odovzdaním materiálov na SC.

Súčasťou vyúčtovania je:

• tlačivo Vyúčtovanie projektu
• prezenčná listina z podujatia ( na predpísanom tlačive, tvorí prílohu smernice)
• správa z podujatia ( na predpísanom tlačive, tvorí prílohu smernice)
• fotodokumentácia (najmenej 4 fotografie, prípadne v prílohe CD s fotografiami, uverejnené články z novín)
• originál účtovných dokladov

Vyúčtovanie:

Cestovné

• Cestovné lístky (vedúci musí mať vypísané tlačivo Vyúčtovanie cestovných nákladov účastníka a zmluvu o poskytnutí cestovných náhrad)
• objednávka, faktúra, doklad o úhrade (bankový výpis), výdavkový doklad

Vstupenky

• potvrdenie z registračnej pokladne a výdavkový doklad (vstupenky ako doklad môžu byť použité len vtedy, ak je na nich napísané že slúžia ako daňový doklad)

Ceny do súťaží

• potvrdenie z registračnej pokladne a výdavkový doklad. Pri cenách nad 15,-€ potvrdenie o prevzatí cien obsahujúce meno a priezvisko, rok narodenia, adresu a podpis
  

Odmeny pre deti

• nie napolitánky, cukríky, čokolády džús a pod !!!
• potvrdenie z registračnej pokladne, výdavkový doklad

Prenájom priestorov

• objednávka, zmluva o prenájme, faktúra, doklad o úhrade (bankový výpis, alebo potvrdenie z registračnej pokladne), výdavkový doklad

Ubytovanie

• objednávka, zmluva o prenájme, faktúra, doklad o úhrade (bankový výpis, alebo potvrdenie z registračnej pokladne), výdavkový doklad, menný zoznam ubytovaných potvrdený ubytovacím zariadením

Nákup materiálu

• potvrdenie z registračnej pokladne, výdavkový doklad

Telefónne karty

• potvrdenie o nákupe, výdavkový blok a rozpis telefónnych hovorov

Poštovné

• ako v časti administratíva

Dotáciu nie je možné použiť na stravu, občerstvenie, nákup potravín, dohody o vykonaní práce!!!

3. Podujatia vzdelávacieho charakteru (školenia)

Dotáciu je možné použiť na ubytovanie, cestovné, prenájom priestorov, spracovanie, tlač a distribúciu učebných textov alebo príručiek (kompletný výtlačok je súčasťou vyúčtovania dotácie) a iné náklady súvisiace s podujatím.

Čerpanie dotácie je podmienené uverejnením v databáze VIVANT, odovzdaním materiálov na SC.

Súčasťou vyúčtovania je:

• tlačivo Vyúčtovanie projektu
• prezenčná listina z podujatia ( na predpísanom tlačive, tvorí prílohu smernice)
• správa z podujatia ( na predpísanom tlačive, tvorí prílohu smernice)
• fotodokumentácia (najmenej 4 fotografie, prípadne v prílohe CD s fotografiami, uverejnené články z novín)
• originál účtovných dokladov

Pri vyúčtovaní je potrebné postupovať ako pri viacdňových podujatiach.

B. Finančné prostriedky určené na administratívne náklady.

Potrebné je predložiť originálne účtovné doklady.

Cestovné

Cestovné na podujatia:

– môže byť uhradené členom územnej organizácie, na základe vypísaných tlačív Vyúčtovanie cestovných nákladov účastníka a Zmluva o poskytnutí cestovných náhrad.

Vyplnené tlačivá musia byť podpísané a schválené zodpovedným pracovníkom územnej organizácie (predseda a pod.). Súčasťou Vyúčtovania sú cestovné lístky. Pri použití súkromného motorového vozidla sa používa tlačivo Vyúčtovanie cestovných nákladov účastníka ( pre použitie súkromného motorového vozidla) a Zmluva o poskytnutí cestovných náhrad. Náklady na použitie súkromného motorového vozidla na služobné účely je z dotácie možné hradiť len do výšky 2. triedy cestovného verejným dopravným prostriedkom (vlak, autobus). Pri plne obsadenom vozidle je možné preplatiť cestovné len do výšky skutočných nákladov na zabezpečenie prepravy ( účelné a efektívne vynakladanie finančných prostriedkov)

Súčasťou takéhoto vyúčtovania je technický preukaz, v ktorom je uvedená priemerná spotreba PHM a doklad o nákupe PHM. K vyúčtovaniu cestovného je priložená prezenčná listina, na ktorej je podpis účtovateľa.

Cestovné – služobná cesta:

- môže byť uhradené členom územnej organizácie, na základe vypísaných tlačív Vyúčtovanie cestovných nákladov účastníka a Zmluva o poskytnutí cestovných náhrad.

Vyplnené tlačivá musia byť podpísané a schválené zodpovedným pracovníkom územnej organizácie (predseda a pod.). Súčasťou Vyúčtovania sú cestovné lístky. Pri použití súkromného motorového vozidla sa používa tlačivo Vyúčtovanie cestovných nákladov účastníka ( pre použitie súkromného motorového vozidla) a Zmluva o poskytnutí cestovných náhrad. Náklady na použitie súkromného motorového vozidla na služobné účely je z dotácie možné hradiť len do výšky 2. triedy cestovného verejným dopravným prostriedkom (vlak, autobus). Pri plne obsadenom vozidle je možné preplatiť cestovné len do výšky skutočných nákladov na zabezpečenie prepravy ( účelné a efektívne vynakladanie finančných prostriedkov)

Súčasťou takéhoto vyúčtovania je technický preukaz, v ktorom je uvedená priemerná spotreba PHM a doklad o nákupe PHM. K vyúčtovaniu cestovných nákladov je potrebné pripojiť správu zo služobnej cesty.

Vlastné motorové vozidlo je možné použiť vtedy, ak sa preváža materiál, ak sú náklady nižšie, alebo rovnaké ako pri použití prostriedkov hromadnej dopravy.

Z každej služobnej cesty je potrebné vyhotoviť správu zo služobnej cesty a priložiť k cestovnému príkazu. Pokiaľ sa jedná o zasadnutie, je potrebné priložiť prezenčnú listinu s vyznačením mien prepravovaných osôb.

Stravné - je možné účtovať z dotácie len v prípade zasadnutí a vzdelávacích podujatí

Telefón, internet - je možné účtovať len v tom prípade, ak je majiteľom čísla ÚSpR (nie predseda).
Pri vyúčtovaní je potrebné doložiť originál telefónneho účtu s dokladom o zaplatení a výpisom telefónnych hovorov. Telefón je možné používať v zmysle smerníc pre používanie telefónnych aparátov DO Fénix.
Každá územná organizácia môže ročne zúčtovať na telefónne poplatky max. 20 % z celkovej dotácie, maximálne však 6 000 Sk ročne. Nákup kariet do mobilných telefónov je možné účtovať v tom prípade, ak bude k vyúčtovaniu priložený rozpis hovorov v zmysle smernice pre používanie telefónov v DO Fénix.

Nájomné - doložiť faktúru s objednávkou a dokladom o úhrade (bankový výpis, prípadne potvrdenie z registračnej pokladne a výdavkový doklad).

Služby
poštovné – nekupovať známky vopred ako ceniny !!!
Doporučená pošta – priložiť podací lístok o podaní zásielky
Obyčajná pošta – potrebné je potvrdenie o zaplatení z pošty . Sú dve možnosti zúčtovania:

• a) potrebné je viesť knihu došlej a odoslanej pošty a zaznamenať v nej aj cenu poštovného.
• b) ku každému potvrdeniu z pošty priložiť fotokópiu listu, ktorý bol zaslaný

fotoslužby, kopírovanie – doložiť dokladom o zaplatení služby z registračnej pokladne spolu s výdavkovým dokladom.

Kancelársky materiál, spotrebný materiál – doklad o nákupe z registračnej pokladne spolu s výdavkový dokladom. Pri nákupe na faktúru doložiť objednávku a doklad o úhrade (bankový výpis).

Drobný hmotný majetok – tvorí spotrebný materiál, kde hodnota jedného predmetu presiahne 100,-€ (alebo doba použiteľnosti je dlhšia ako 1 rok), tento musí byť evidovaný jednotlivými územnými radami a tvorí súčasť majetku územnej organizácie. Pri vyúčtovaní je potrebné predložiť doklad o nákupe z registračnej pokladne spolu s výdavkovým dokladom alebo faktúru s objednávkou a s dokladom o úhrade (bankový výpis).
Pre vyššie uvedené položky môžu ÚO použiť maximálne 35% z celkovej dotácie.

Dotácia sa môže použiť:
A/ Na zabezpečenie pravidelnej a systematickej práce s deťmi – prevádzkové náklady, prenájmy priestorov, úhradu telefónnych nákladov, úhradu internetu, na služby,  nákup materiálu pre potreby územných rád, úhradu cestovných nákladov.

B/ Na realizáciu podujatí za nasledovných podmienok

• podujatie je uverejnené v databáze VIVANT,
• na ubytovanie je možné použiť dotáciu maximálne 10,-€ na osobu a deň
• podujatie je určené pre deti a mladých ľudí do 30 rokov, pracovníkov s deťmi a mládežou (osoby, ktoré pripravujú podujatie)
• vzdelávacie aktivity pre lídrov organizácie sú také aktivity, ktoré sa organizujú v súlade so Systémom prípravy dobrovoľníkov DO Fénix. Ich cieľom je sprostredkovať účastníkom nové vedomosti, znalosti, zručnosti alebo kompetencie, pričom používajú vhodné formy a metódy práce
• prezenčná listina obsahuje: názov akcie, miesto a dátum konania, meno a priezvisko každého účastníka, obec trvalého bydliska každého účastníka, rok narodenia každého účastníka, vlastnoručný podpis účastníka modrým perom, meno a priezvisko a vlastnoručný podpis vedúceho zodpovedného za realizáciu akcie. Pri zahraničných účastníkoch je potrebné uviesť aj číslo pasu, alebo národnej identifikačnej karty.
• správa z podujatia obsahuje: vyhodnotenie cieľa podujatia, priebeh a realizáciu plánovaného programu, údaje o počte účastníkov, miesto uskutočnenia ako aj meno a priezvisko osoby zodpovednej za jej priebeh a vyhodnotenie. V prípade účasti spoluorganizátorov na priebehu aktivity sa v správe uvedie osobitne počet účastníkov z každej príslušnej organizácie.

Prijímateľ dotácie je povinný v informačnom systéme VIVANT priebežne aktualizovať členskú základňu, nahlasovať plánované aktivity a správy z podujatí.

Každá územná organizácia, ktorá má pridelenú dotáciu na základe počtu dosiahnutých bodov, musí mať založený účet v peňažnom ústave. Prvá časť dotácie - ¼ - je poukázaná pre územné organizácie hneď po pridelení dotácie z MŠ. Ďalšia časť dotácie je poukázaná územným radám až po zúčtovaní preukázateľných výdavkov. Podmienkou pre zaslanie dotácie je podpísanie príkaznej zmluvy a vyúčtovanie dotácie z minulého roka a dodržanie termínov stanovených v regrantingovom systéme DO Fénix.

Pre priamu prácu s deťmi musí byť použitých najmenej 65 % dotácie.
Dotácia ÚSpR môže tvoriť maximálne 70 % všetkých príjmov ÚSpR.
Okrem limitu na ubytovanie nie sú dané žiadne limity pre použitie dotácie.

Použitie iných príjmov (členské príspevky, účastnícke poplatky, sponzorské dary) musí byť v súlade so Stanovami DO Fénix. Pri zúčtovaní nie sú dané žiadne limity.
Všetky podujatia je potrebné nahlasovať do databázy VIVANT. Potrebné je predložiť správu z podujatia , obsahujúcu názov, presnú adresu a termín podujatia, meno a priezvisko osoby zodpovednej za podujatie a fotodokumentáciu. Nie je potrebné priložiť prezenčnú listinu. Inak sa postupuje tak, ako pri zúčtovaní dotácie (objednávky, faktúry, doklady z registračnej pokladne, výdavkové doklady, bankové výpisy).

Každá územná rada musí všetky svoje príjmy a výdavky účtovať v peňažnom denníku.

Smernica pre hospodárenie nadobúda platnosť dňom 1.4 .2010 

Schválené na zasadnutí SSpR v  Snine 19. 3. 2010